A könyvtárakat bemutató sorozatunk első részében a könyvtári dokumentumokról, gyűjteményekről lesz szó, azon rendszerszerű gondolkodás alapjairól, amitől a különféle típusú dokumentumok halmaza könyvtárrá válik.
A könyvtárak egyidősek az emberi civilizációval. Amióta igény van a leírt örökségek megőrzésére és közvetítésére, azóta a könyvtár és kulturális társintézményei megkerülhetetlenek, legyen szó papirusztekercsekről az ókori alexandriai könyvárban vagy a napjainkban, az online térben végzett webarchiválásokról és egyéb modern szolgáltatásokról. A technika fejlődésével az újonnan megjelenő információhordozók magától értetődően kerültek be a könyvtárak állományába, gondoljunk csak a nyomtatott könyvekre, majd később a mikrofilmekre, CD/DVD lemezekre, elektronikus dokumentumokra. Az egyetemességre törekvő enciklopédikus könyvtár eszménye a barokk kor végére omlott fel a 16-18. században, amikortól a felvilágosodás technológiai és társadalmi fejlődése következtében rendkívüli mértékben megemelkedett az írásos dokumentumok mennyisége, elkerülhetetlenné téve a könyvtárak specializációját. A lakosság írástudásának növekedése könyvtárlátogatási igényekkel párosult, így a 19. században létrejöttek az első közkönyvtárak is. A 19-20. század fordulójára kialakult a ma is ismert könyvtári rendszer.
De mitől könyvtár a könyvtár? A kulcsszó a rendszerezés, amely alapján vissza lehet keresni a bibliotékák által őrzött tudást. Ez a felosztás már az ismereteket összegző tudományrendszereknél elkezdődik, amelyek alapvetően határozzák meg a tudományos intézmények rendszerét, illetve az azokat támogató könyvtárak típusát is. Egy adott tudományterületet kiszolgáló könyvtárba az adott témához tartozó dokumentumok kerülnek. A közkönyvtári szférában – mivel kortól, nemtől függetlenül a teljes lakosságnak szól – továbbra is a mindenre kiterjedő enciklopédikus gyűjtőkör a jellemző, csak nem olyan mélységben, mint az adott témára specializált szakkönyvtár. A könyvtártípusokról a rovat következő részeiben lesz még szó.
A könyvtár típusa tehát meghatározza a gyűjtött dokumentumok körét. A szakmában így nevezünk mindent, ami bekerül a könyvtár állományába és információ átadására szolgál. Az intézmény neve – a könyvek tára – fentmaradt ugyan klasszikus formájában, azonban már nem tükrözi teljes egészében az őrzött dokumentumok típusát, nem is említve a szolgáltatásokat. Ennek ellenére a könyvekkel megtömött polcok sora továbbra is a könyvtárak imázsának, megjelenésének szerves része. Ebből eredően a legtipikusabb könyvtári dokumentum a könyv.
Periodikum alatt az időszaki kiadványokat, vagyis a bizonyos időközönként megjelenő folytatódó dokumentumokat nevezzük. Ezek a különböző folyóiratok és újságok, évkönyvek. Vannak olyan szöveges dokumentumtípusok is, amelyek nem sorolhatók sem a könyvek, sem az időszaki kiadványok közé. Ezek az aprónyomtatványok (pl. brosúrák, prospektusok, reklámkiadványok), valamint kutatási és fejlesztési jelentések, disszertációk, szakdolgozatok, szabadalmi leírások, szabványosítási kiadványok. Ezen felül számos könyvtár állományában előfordulnak fényképek, képeslapok, térképek, kották, hangdokumentumok és videodokumentumok. Néhány évtizeddel ezelőtti korszakot idéznek a mikrofilmek, amelyeket erre szolgáló berendezésekkel lehet olvasni. A digitalizáció előtti korszakban ezzel a módszerrel gondoskodtak a régi időszaki kiadványok (és egyéb dokumentumok, iratok) megőrző célú sokszorosításáról.
A digitalizációval a könyvtárak állományába kerültek a multimédia és hipertext alapú dokumentumok. Előbbi több médium sajátosságait vegyíti. Például az internet elterjedése előtti korszakban sok ismeretterjesztő célú CD-ROM-ot adtak ki, amelyekben a szöveges információk, fotók, hang és videofelvételek egyaránt megtalálhatók. Ezeket mára kiszorították a hipertext alapú (tehát linkelhető) weboldalak és online multimédiás megoldások. Mindezeken felül a könyvtár gyűjthet bármi egyéb dolgot, akár tárgyi emlékeket is.
A könyvtárba bekerült dokumentumok nagy része a könyvtár fő profiljához illeszkedő törzsgyűjteménybe kerülnek. Ezeken felül lehetnek még úgynevezett különgyűjtemények, amelyek valamilyen rendszer szerint a törzsgyűjteménytől külön, egyben kezelt dokumentumok csoportja. Tipikus példa erre a helyismereti gyűjtemények és egyes egyben kezelt, könyvtáraknak adományozott hagyatékok. A dokumentumok állandó bővítésének fontos folyamata a könyvtárak állományalakítási stratégiája. Ez a fajta előre gondolkodás három pilléren nyugszik: egyrészt ismerni kell a meglévő állomány adottságait állományelemzések révén, másrészt a könyvtár információszolgáltatásával kapcsolatos igényekkel sem árt tisztában lenni, valamint a könyvtárnak a tágabb könyvtári rendszerben betöltött szerepét is szükséges tudni. A főgyűjtőkört az adott könyvtár típusa határozza meg, annak megfelelően az alapvető szolgáltatási kötelezettségének megfelelően gyűjt viszonylagos teljességre törekedve. Például a Könyvtártudományi Szakkönyvtár igyekszik minden hazai könyvtártudománnyal, illetve könyv- és könyvtártörténettel kapcsolatos dokumentumot az állományában tudni. A mellékgyűjtőkör a főgyűjtőkörhöz kapcsolódó, annak határterületeit érintő dokumentumokat foglalja magában, erősen megválogatva. A fenti példakönyvtár esetében például a külföldi szakirodalom és ha könyvtártudomány határterületei képezik a mellékgyűjtőkört.
Az állomány gyarapítása mellett fontos tudni, hogy a könyvtárak tervszerűen apasztják is az állományt azok tartalmi elavulása, új kiadások, megjelenési formák megjelenése, a használói igény teljes hiánya, a gyakorlati használathoz képest túl magas példányszám, gyűjtőköri módosulás, illetve az adott példány rongálódása esetén. A könyvtári gyűjtemény tehát a könyvtár tervszerűen fejlesztett, rendezett és feltárt állománya. Az állomány visszakereshetőségéért a raktári rend felel, az a módszertan, amely meghatározza az egyes dokumentumok helyét a polcokon. Az egyes dokumentumok helyének jelölését nevezzük raktári jelzetnek, ez tipikusan valamilyen szám és betű kombinációja. Ennek rendszere könyvtártípusonként változhat. Adott dokumentum raktári jelzetét legkönnyebben a könyvtári állományt feltáró katalógusokban lehet megtalálni. Erről és a könyvtári információkeresésről cikksorozatunk vonatkozó részében lesz szó bővebben.
Összegezve, milyen típusú dokumentumokat érhetünk el a könyvtárakban?
- Könyv (természetesen…)
- Időszaki kiadvány (újság, folyóirat, stb.)
- Audiovizuális dokumentum (DVD, CD, hangoskönyv, stb.)
- Elektronikus dokumentum (a fentiek digitális változatai és adatbázisok)
- Mikrofilmen őrzött információk
- Aprónyomtatványok (képeslapok, brosúrák, stb.)
- Fotógyűjtemény
- Térképek
- Kották
- Bármi egyéb tárgyi emlék, vagy amit a könyvtárosok gyűjtenek és szolgáltatnak…
